Kişisel Verilerin Korunması — Aydınlatma Metni
1. Veri sorumlusu
JOI Soft, uygulamanın yazılım sağlayıcısıdır; uygulama veri sorumlusunun kendi sunucusunda çalışır.
2. İşlenen kişisel veriler
- Kullanıcı kimlik ve iletişim: ad soyad, kullanıcı adı, departman, e-posta adresi; kullanıcının kendi tanımladığı e-posta hesabı ayarları.
- İşlem güvenliği: IP adresi, oturum kimliği, cihaz / tarayıcı türü, giriş-çıkış ve hatalı giriş kayıtları, kullanıcı hareketleri (ziyaret edilen ekranlar, yapılan işlemler, kişisel veri içeren kayıtların görüntülenmesi ve dışa aktarımı), güvenlik ve hata günlükleri.
- Müşteri / tedarikçi (cari) verileri: ünvan, yetkili ad soyad, VKN / TCKN, vergi dairesi, adres, telefon, e-posta, bakiye ve hesap hareketleri, sipariş, teklif, görüşme notları.
- E-belge verileri: e-fatura, e-arşiv ve e-irsaliye içerikleri (alıcı / satıcı bilgileri dahil).
- Mutabakat onay sayfası: onaylayan kişinin beyan ettiği ad soyad, açıklaması, IP adresi ve onay zamanı.
- JOI AI asistanı: kullanıcının asistana yazdığı metinler ve asistanın yanıt için kullandığı ekran verileri (aşağıdaki maskelemeyle), kullanım günlüğü.
- Sohbet ve dosyalar: kullanıcılar arası mesajlar ve paylaşılan dosyalar; harcama fişi fotoğrafları.
3. İşleme amaçları
- Satış, satınalma, üretim, sevkiyat, finans ve muhasebe süreçlerinin yürütülmesi (ERP işlemlerinin web / mobil üzerinden yapılması).
- Müşteri ve tedarikçi ilişkilerinin yönetimi, cari hesap mutabakatı, e-belge düzenlenmesi ve görüntülenmesi.
- Kullanıcı yetkilendirmesi, bilgi güvenliği, yetkisiz erişimin önlenmesi ve olayların izlenmesi.
- Mevzuattan doğan saklama, ibraz ve bildirim yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.
4. Hukuki sebepler (KVKK md.5/2)
- (c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (müşteri / tedarikçi ilişkisi, iş sözleşmesi).
- (ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi (Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, e-belge mevzuatı, 5651 sayılı Kanun).
- (f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati (bilgi güvenliği, işlem kaydı, mutabakat kaydı).
5. Aktarımlar
- Yurt dışı — JOI AI asistanı: Asistan açıksa, kullanıcının yazdığı metin ve yanıt için gereken ekran verileri Anthropic PBC'nin (ABD) yapay zekâ hizmetine (api.anthropic.com) gönderilir. Gönderimden önce TCKN / VKN, telefon, e-posta, IBAN ve kart numarası desenleri maskelenir; Asistan, yönetici tarafından kapatılabilir.
- E-posta: Uygulamadaki e-posta kutusu, kullanıcının kendi tanımladığı posta sunucusuna (IMAP / SMTP) bağlanır; iletiler uygulama veritabanına yazılmaz.
- WhatsApp: "WhatsApp ile yaz" bağlantıları telefon numarasını ve mesaj metnini WhatsApp uygulamasına / wa.me adresine (Meta Platforms) iletir; bu aktarım yalnız kullanıcı bağlantıya dokunduğunda gerçekleşir.
- Harita: Panolardaki Türkiye ve dünya haritaları uygulamanın kendi sunucusundan çizilir (harici harita servisi yoktur). "Haritada göster" bağlantısı, kullanıcı dokunduğunda adresi Google Haritalar'da (Google LLC, ABD) açar.
- E-fatura entegratörü: e-belgelerin görüntülenmesi ve VKN / TCKN e-belge mükellefiyet sorgusu için EDM Bilişim'in web servisleri kullanılır.
- Lisans servisi: Girişte JOI Soft lisans servisine (lisans.joisoft.com.tr) yalnız firma lisans anahtarı gönderilir; kişisel veri gönderilmez.
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, talep halinde ve mevzuatın gerektirdiği ölçüde.
6. Saklama süreleri
| Kayıt | Süre |
|---|---|
| Kullanıcı hareketleri (SYS_USERACTIVITY) | 365 gün |
| Güvenlik ve hata günlükleri | 180 gün |
| JOI AI kullanım günlüğü | 90 gün |
| Sohbet mesajları ve dosyaları | süresiz (silme işi kapalı) |
| Cari, ticari ve e-belge kayıtları | ERP'de tutulur; ilgili mevzuattaki süreler (VUK md.253: 5 yıl, TTK md.82: 10 yıl) |
Süresi dolan kayıtlar otomatik olarak silinir. Yasal saklama yükümlülükleri saklıdır.
7. Çerezler
Uygulama yalnız hizmetin çalışması için zorunlu çerezler kullanır; bu çerezler için açık rıza gerekmez:
- ASP.NET_SessionId — oturum (tarayıcı kapanınca silinir).
- .ASPXAUTH — giriş bileti (oturum süresi boyunca).
- Tarayıcının yerel deposunda (localStorage) yalnız ekran tercihleri (açık / koyu tema, rapor ve görüşme ekranı seçimleri, son seçilen etiket carisi gibi) tutulur; sunucuya gönderilmez.
Reklam, analiz veya üçüncü taraf izleme çerezi kullanılmaz.
8. Haklarınız (KVKK md.11) ve başvuru
Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik / yanlış işlenmişse düzeltilmesini, KVKK md.7 şartlarıyla silinmesini veya yok edilmesini ve bunların aktarıldığı kişilere bildirilmesini isteme, otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
Başvurularınızı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak veri sorumlusuna iletebilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır.